جمعه، ۶ اسفند ۱۳۹۵, ۰۴:۴۷
 
 

جمهوری اسلامی ایران
وزارت تعاون،کار رفاه اجتماعی
دفتر مدیریت عملکرد


شیوه نامه بازرسی
از واحدهای ستادی واجرائی وزارت تعاون ،کارورفاه اجتماعی




تهیه وتدوین: دفتر مدیریت عملکرد







بهار 93
1. مقدمه...........................................................مقدمه
2. ماده(1)...................................................... تعاریف
3. ماده(2)...........................................روش های انجام بازرسی ونظارت
4. ماده (3)………………………………………. اهداف بازرسی
5. ماده(4).............................................وظایف گروه نظارت وبازرسی
6. ماده(5).....................................................تیم بازرسی
7. ماده(6)...................................................تعداد بازرسان
8. ماده(7)..............................................موارد قبل از انجام بازرسی
9. ماده(8)....................................................مدت بازرسی
10. ماده(9)....................................................مراحل بازرسی
11. ماده(10).......................................................روش بازرسی
12. ماده(11)....................................................... طرح گزارش
13. ماده(12)..............................................طرح گزارش از نظر شکلی
14. ماده(13)...............................................ارائه پیشنهادها در گزارش
15. ماده (14)...........................................فرایند پیگیری نتایج گزارشها
16. ماده(15)........................................................







مقدمه
< تمام سیستمها دارای کنترل هستند و نتیجه کنترل، اصلاح کاستیها و قوت بخشیدن به توانمندیها می باشد. سیستم فاقد کنترل علاوه بر آنکه تکمیل نیست نمی تواند ضعفهای خود را بشناسد و بر قدرتی تکیه کند. به همین لحاظ برقراری سیستم کنترل داخلی به عنوان عامل تعیین کننده شناخت سریع نقاط قوت و ضعف از ابتدایی ترین اصول مدیریت است›
ماده(ا)
تعاریف
1. تعریف نظارت :
فعالیت های منظم و هدف‌دار براساس مأموریت قانونی دستگاه، نسبت به واحدهای تحت پوشش
آخرین تعریف بازرسی و نظارت مصوب مجلس شورای اسلامی مورخ 27/01/1393 :نظارت و بازرسی از نظر قانون شامل مجموعه فعالیت‌های منظم و هدف‌دار به منظور جمع‌آوری اطلاعات لازم درباره اقدامات دستگاه‌ها و تطبیق عملکرد دستگاه با تکالیف قانونی است.
2. تعریف بازرسی:
بازرسی در اصطلاح حقوق عمومی به معنی نظارتی است که از سوی قدرت عمومی یا دولت بر عملکرد مأموران اداری و ادارات اعمال می‌شود، این نوع بازرسی به دلایل عقلی و شرعی ضروری است، عقل سلیمی که خالی از گرایش‌های نفسانی باشد وجود بازرسی بر ادارات و کارمندان را تأیید می‌کند و در شرع مقدس اسلام نیز به دلایلی از جمله رعایت عدالت و جلوگیری از تکاثرطلبی عده‌ای منفعت‌طلب در آیات و روایات به وجود چنین بازرسی تأکید شده است.
3. تعریف بازرس:
فرد یا گروهی که از سوی مقام ذیصلاح عمومی یا دولت یا دستگاههای تابعه بر عملکرد ماموان اداریوادارات نظارت می نمایندوبه منظور انجام بازرسی به محل ما موریت اعزام می شوند.
ماده(2)
روش های انجام بازرسی ونظارت
1. بازرسی مستمر یا دوره‌ای: انجام بازرسی در قالب برنامه‌ای مدون و منظم سالانه که در این نوع بازرسی وضعیت عمومی، ساختاری و تشکیلاتی، نحوه مدیریت، رفتار کارکنان و عملکرد حوزه‌های مشمول مطابق چک لیست بازرسی مورد بررسی قرار می‌گیرد.
2. بازرسی موردی (فوق‌العاده): حسب ضرورت ویا دستور مقامات ذیربط انجام می‌شود و اجرای آن معمولاً در محدوده موضوع خاص ارجاعی و در خارج از برنامه‌های زمان‌بندی شده صورت می‌گیرد.
ماده (3)
اهداف بازرسی
1. فراهم آمدن موجبات تجزیه و‌‌‌‌ تحلیل منطقی برعملکرد گذشته وحال ادارات
2. سنجش و اصلاح عملکرد یک سازمان برای بدست آوردن این اطمینان که اهداف سازمان و طرح های اجرایی آن با کامیابی به انجام رسیده است
3. مقایسه عملکردجامعه مورد بازرسی از لحاظ کمی وکیفی با قوانین ، مقررات و استاندارد های تعیین شده وانعکاس نتایج بررسی در قالب پیشنهادات جهت بکارگیری اقدامات اصلاحی به سیستم.
4. پیشگیری از وقوع نارسائی ها ونواقص در سیستم وممانعت از تخلف وارتقاء سلامت اداری .
5. آموزش درحین خدمت و‌ افزایش بهره وری کارکنان .
6. حفظ حقوق مردم و نظام با اطلاع رسانی دقیق وشفاف .
ماده(4)
وظایف گروه نظارت وبازرسی دفتر مدیریت عملکرد وزارت تعاون، کار ورفاه اجتماعی
1. تهیه و تنظیم برنامه های بازرسی مستمر ، دوره ای و یا موردی از واحدهای ستادی و استانی برای سنجش میزان «مطابقت عمل و عملکرد» اقدام کنندگان با اهداف ، برنامه ها ، دستورالعمل ها و ضوابط و شاخص های مورد ارزیابی دستگاه بازرسی از عملکرد مدیران و کارکنان و سنجش میزان رضایت مردم از واحدهای مختلف و نحوه برخورد مدیران و کارکنان با ارباب رجوع
2. تهیه گزارشهای نوبه ای در فواصل معین در طول سال برای اطلاع وزیر و بالاترین مقام اجرایی دستگاه از عملکرد واحدهای مختلف
3. برقراری ارتباط با سازمان بازرسی کل کشور و ایفای وظیفه مندرج در ماده 12 قانون تشکیل سازمان بازرسی کل کشور، کمیسیون اصول 88 و 90 مجلس شورای اسلامی و واحدهای نظر سنجی دستگاه ها و رسانه های جمعی و مطبوعات
4. تجزیه و تحلیل عملکرد واحدها ، مدیریت ها و کارکنان بر اساس بازرسی های انجام شده
5. کشف مفاسد اداری از طریق بازرسی های آشکار و پنهان و ارائه گزارشهای لازم به مدیران ذیربط و بالاترین مقام اجرایی دستگاه
6. آموزش و توانمندسازی مستمر بازرسان با همکاری واحد آموزش دستگاه
7. بازرسی از عملکرد مدیران وکارمندان وسنجش میزان رضایت مردم از واحدهای مختلف ونحوه برخورد مدیران وکارمندان با ارباب رجوع
8. تهیه وتدوین شاخص های سنجش میزان سلامت اداری دستگاه واندازه گیری سالیانه آن وارائه به مراجع ذیربط
تبصره:
نکات کلی که در انجام بازرسی و نظارت باید مورد توجه قرار گیرد:
 بررسی آنچه انجام گرفته و آنچه باید انجام می‌گرفت.
 تجزیه و تحلیل عملکرد گذشته و حال ومقایسه پیش بینی وعملکرد.
 تشخیص و تعیین موارد اختلاف و انحراف بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب و ارزیابی میزان اهمیت آنها و ارایه پیشنهادهای لازم به‌منظور اصلاح امور و رفع نقائص و بهینه کردن رفتار کارکنان و عملکرد حوزه‌ها و نیز اجرای سیاست‌های تشویق و تنبیه.(به استناد آئین‌نامه بازرسی سازمان بازرسی کل کشور)
ماده(5)
تیم بازرسی
تیم نظارت وبازرسی وزارتخانه ترکیبی از کارشناسان مجرب وحرفه ای هر یک از معاونت ها و دفتر مدیریت عملکرد تشکیل میشود. و سرپرستی گروه بر عهده کسی است که از سوی دفتر مدیریت عملکرد تعیین و انتخاب می شود و هریک از افراد گروه بر اساس تشخیص سرگروه انجام وظیفه می نماید، به طوری که نظارت بر عملکرد گروههای بازرسی با توجه به موضوع مأموریت محوله و هدایت و ارشاد آنها به عهده نماینده دفتر مدیریت عملکردمی‌باشد و هر یک از افراد گروه بازرسی اعم از ستادی یا اجرایی موظفند در پایان ماموریت ، گزارش خودرا پس از جمع بندی به سرگروه خود و یا دفتر مدیریت عملکرد تسلیم می نماید .
طبق برنامه ریزی جدید ، انجام بازرسی در حوزه‌های ستادی از طریق دفتر مدیریت عملکرد و مشارکت سایر واحدهای ذیربط در واحدهای استانی باهمکاری نمایندگان معاونت های وزارت متبوع و با هماهنگی دفتر مدیریت عملکردوزارتخانه و نماینده آن انجام می‌شود.
ماده(6)
تعداد بازرسان
حداکثر افرادی که جهت انجام بازرسی از واحدهای اجرایی به استان ها اعزام می شوند شامل 8 تا 10 نفر به قرار ذیل می باشد.
1. نماینده دفتر مدیریت عملکرد (سرپرست تیم)
2. نماینده معاونت توسعه مدیریت ومنابع (یک نفر)
3. نماینده معاونت تعاون (یک نفر)
4. نماینده معاونت اجتماعی فرهنگی ورزشی (یک نفر)
5. نماینده معاونت توسعه اشتغال وکارآفرینی (یک نفر)
6. نمایندگان معاونت روابط کار (دو نفر)
7. نماینده مرکز نوسازی وتحول اداری(یک نفر)
تبصره:
تغییر تعداد نمایندگان منوط به موارد خاص با تایید دفتر مدیریت عملکرد می باشد.
حداکثر افراد جهت انجام بازرسی از واحدهای ستادی شامل 3 نفر به قرار ذیل می باشد.
1. دو نفر کارشناس از دفتر مدیریت عملکرد
2. یک نفر کارشناس مسلط از سایر واحدها با تعیین معاونت یا اداره کل
ماده(7)
موارد قبل از انجام بازرسی
نکانی که هر یک از افراد گروه بازرسی موظف است قبل از انجام مأموریت بازرسی نسبت به اجرائ آنها توجه کافی داشته باشد.
1. کسب آگاهی‌های لازم نسبت به مورد بازرسی و شناخت موضوع مأموریت.
2. توجه کامل به اهدافی که از اجرای مأموریت محوله مورد نظر است و بررسی طریق نیل به این اهداف و انتخاب روشهای مناسب و مقتضی.
3. تدارک طرح بازرسی نظیر: همراه داشتن چک لیست، رجوع به سوابق موجود، مطالعه مقررات حاکم بر موضوع بازرسی، شناسائی و تعیین منابع موثق برای جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز، آشنایی با محیط مورد بازرسی و خصوصیات طبیعی، اجتماعی و فرهنگی آن، کسب اطلاعات اجمالی از وجود برنامه‌ها و طرحهای اجرایی مرتبط با موضوع مأموریت.
4. بازبینی کلیه سامانه های الکترونیکی واحدهای ذیربط وداشتن آمار واطلاعات مندرج در سیستمهای مذکور بویژه سامانه مرکز اطلاعات راهبردی وزارتخانه
ماده(8)
مدت بازرسی
1. مدت انجام بازرسی از ادارات اجرایی استان ها با توجه به گستردگی و موقعیت اداری استان بین 5 یا 6 روز اداری متغیر می باشد.
2. مدت انجام بازرسی از واحدهای ستادی حداکثر 4 روز اداری می باشد.
ماده(9)
مراحل بازرسی
1. تهیه حکم ماموریت وبلیط هواپیما توسط بازرسین (نماینده معاونتها)
2. حضور در جلسه هماهنگی وتوجیهی در دفتر مدیریت عملکرد،قبل از اعزام به استان
3. حضور کلیه بازرسین در جلسه مسئولین استان در شروع بازرسی
4. انجام بازرسی از واحدهای ستادی وشهرستانی (اداره کل) براساس ضرورت واهمیت هر شهرستان با هماهنگی مسئول تیم
5. برگزاری جلسه جمعبندی با حضور کلیه بازرسان ومدیران کل استان در پایان ماموریت
تبصره:
هماهنگی وتامین اسکان وامکانات مورد نیاز در بازرسی ها با سرپرست تیم (نماینده دفتر مدیریت عملکرد)می باشد.
ماده(10)
روش بازرسی
روش های جمع آوری اطلاعات مورد نیاز در حین انجام بازرسی
1. مشاهدات.
2. استماع اظهارات شهود و مطلعین.
3. مطالعه سوابق و پرونده‌های موجود و تهیه مدارک لازم از آنها.
4. کسب‌نظر کارشناسی از واحدهای ذیربط.
5. سایر روشها در چارچوب قوانین و مقررات.
6. اخذ مدارک و اسناد و تهیه رونوشت یا تصویر از آنها، منحصر به موارد قابل استفاده و مرتبط با موضوع مأموریت و تهیه گزارش می‌باشد بنابراین ضروریست همکاری لازم از سوی مسئولین ذیربط بعمل آید.
7. انجام بازرسی، تحقیقات، کسب اطلاعات و تهیه مدارک و اسناد باید به گونه‌ای باشد که در روند امور و فعالیت جاری حوزه بازرسی شونده ایجاد وقفه ننماید.
توضیح: منظور از ایجاد وقفه اقداماتی است که موجب تعطیلی واحد مورد بازرسی گردد یا فعالیتهای آن را به نحو قابل ملاحظه‌ای محدود نماید. تشخیص این امر با سرپرست تیم بازرسی می‌باشد.
تبصره(1)
مواردی که هر یک از افراد تیم بازرسی موظف است در حین مأموریت بازرسی نسبت به انجام آن توجه کافی داشته باشد.
1. از هرگونه پیشداوری و القاء نظر اجتناب ورزد. کلیه استنتاجات و اظهارنظرها نیز منوط به اتمام بازرسی می‌باشد.
2. از افشاء مطالب راجع به بازرسی‌های انجام شده خوداری شود.
3. بازرس یا تیم بازرسی برای کسب اطلاعات و اخذ نظرها و توضیحات مسؤولان واحدهای مشمول بازرسی می‌توانند از طریق مذاکره حضوری در محل مأموریت اقدام نمایند.
4. چنانچه بازرس در جریان انجام مأموریت خود با ممانعت یا مخالفت یا عدم همکاری لازم مواجه شود و نتواند نسبت به رفع مشکل اقدام نماید، مراتب را با تنظیم صورتجلسه و تشریح چگونگی امر به سرپرست تیم گزارش می‌نماید.
تبصره(2)
مواردی که هر یک از افراد گروه بازرسی موظف است بعد از انجام مأموریت بازرسی نسبت به انجام آن توجه کافی داشته باشد.
• مدت زمان ارائه گزارش 5 روزاداری پس از اتمام مدت بازرسی می باشد ونمایندگان واحدها مکلفند ظرف مدت مذکور نسبت به ارائه گزارش مطابق مواردذیل به دفتر مدیریت عملکرد اقدام نمایند
• تایید حکم ماموریت کلیه بازرسان معاونتها ودفاترمنوط به ارائه گزارش بازرسی وتایید آن توسط مدیر کل دفتر مدیریت عملکرد می باشد.
ماده(11)
طرح گزارش
بازرس با استفاده از بررسی‌های به عمل آمده، اطلاعات و دلایل جمع‌آوری شده در جریان بازرسی، طابق فرمت ارائه شده از سوی دفتر مدیریت با ایجاد ارتباط منطقی بین مطالب، به تحریر متن گزارش مورد نظر اقدام می‌نماید.
مواردی که از لحاظ محتوایی باید در زمان تهیه و تنظیم گزارش نسبت به رعایت آن توجه نمود:
1. تنظیم مطالب، نتایج تحقیقات و اطلاعات بدست آمده و طبقه‌بندی آنها برمبنای درجه اهمیت دلایل و مستندات قانونی و تعیین جایگاه آنها در گزارش.
2. تجزیه و تحلیل عملکرد موضوع مورد بازرسی.
3. ارزیابی وضعیت موجود با لحاظ قوانین و مقررات مربوط و اهداف بازرسی.
4. اعلام نظر درخصوص جریان امور و یا تعیین موارد اختلاف بین آنچه انجام گرفته و آنچه باید انجام می‌گرفت و بیان اشکالات، معایب و نواقص.
5. استنتاج از مجموعه بررسی‌ها و ارایه پیشنهادهای اصلاحی و قابل اجرا.
6. طرح گزارش باید براساس وظیفه تعیین شده باشد و موارد درخواست شده را پی‌گیری نماید.
7. تحلیل مسائل مورد بازرسی ودر نهایت ارائه پیشنهادهای کاربردی برای حل مسائل وپیشگیری
ماده(12)
طرح گزارش از نظر شکلی
مواردی که از لحاظ شکلی باید در زمان تهیه و تنظیم گزارش نسبت به رعایت آن توجه نمود:
1. صفحه عنوان شامل: عنوان گزارش، تاریخ تنظیم گزارش، تاریخ مأموریت، نام بازرس یا بازرسان یا تهیه کنندگان گزارش.
2. خلاصه گزارش شامل: موضوع بازرسی،نقاط قوت وضعف، نتیجه‌گیری‌ها و پیشنهادها بصورت فشرده و اختصار.
3. مقدمه‌ای که خواننده گزارش را برای مطالعه و پذیرش مطالب گزارش آماده می‌کند.
4. مشروح گزارش که متضمن معرفی و بیان محتوا و موضوعی است که بازرسی برای آن انجام شده است و نتایج حاصله از بررسی‌ها را نشان می‌دهد و شامل موارد زیر می‌باشد:
5. تعریف موضوع و تشریح اهمیت و اهداف بازرسی.
6. قلمرو مکانی و زمانی بازرسی.
7. روش و چگونگی جمع‌آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع‌آوری شده.
8. استنتاج و ارایه نظرها و پیشنهادها.
9. منابع و مأخذی که بازرس برای مراجعه خواننده لازم می‌داند.
10. ارائه آمار مقایسه ای پیش بینی وعملکرد.
ماده(13)
ارائه پیشنهادها در گزارش
رعایت مواردی که در قسمت تنظیم پیشنهادها باید از سوی بازرسان مورد توجه قرار گیرد.
1. مستقیماً با موضوع مأموریت محوله مرتبط باشد.
2. صریح، روشن و قابل اجرا باشد و از بیان مطالب کلی، مبهم و مجمل خودداری شود.
3. شرایط، اوضاع و احوال، امکانات، توان اجرایی ومقررات حاکم بر دستگاه مورد بازرسی را مد نظر قرار دهد.
4. در امور تخصصی مستند به نظریه کارشناسی باشد.
5. پیشنهاد تشویق، تقدیر و همچنین اعمال سیاست های تنبیهی در محدوده اختیارات قانونی مراجع ذیربط می باشد
6. درخواست اصلاح یا وضع بخشنامه‌ها و دستورالعمل ها در صورت مشاهده نواقص در آنها.
ماده (14)
فرایند پیگیری نتایج گزارشها
1. ارسال گزارش نهایی جهت استحضار مقام عالی وزارت
2. پرونده گردانی گزارش نهایی با صلاحدید مقام عالی وزارت جهت اطلاع معاونین
3. پیگیری نتایج گزارش توسط معاونین محترم از طریق مدیران کل ستادی واجرایی
4. پیگیری همزمان گزارش توسط دفتر مدیریت عملکرد .
5. با انعکاس نتیجه موضوع از معاونت ذیربط به این دفتر در خصوص اجراء یا استنکاف از اجرای پیشنهادها ، موضوع جهت اعمال سیاستهای تنبیهی به مقام مافوق دستگاه منعکس خواهد گردید.

ماده(15)
این آئین نامه مشتمل بر 15 ماده و 5 تبصره تهیه گردیده است

دفتر مدیریت عملکرد


 

پیوندها

لینکهای مرتبط

کلید
کلید
کلید
کلید
کلید
کلید
کلید
کلید